Sala na konferencję i prezentację - co sprawdzić przed wynajmem

Na konferencji albo prezentacji najwięcej nerwów kosztują nie treści, tylko technika: rzutnik, który nie widzi laptopa, mikrofon, który trzeszczy, albo ekran niewidoczny z ostatnich rzędów. Poniżej lista rzeczy, które warto sprawdzić w sali, zanim ją zarezerwujesz.

Ekran i widoczność

Usiądź w ostatnim rzędzie i sprawdź, czy widać tekst na slajdzie. Ekran powinien wisieć na tyle wysoko, żeby głowy z przodu go nie zasłaniały. Zapytaj, czy jest rzutnik lub telewizor, czy trzeba przywieźć własny, i jakie złącza są dostępne.

Nagłośnienie i mikrofony

Przy 50 i więcej osobach głos bez mikrofonu nie dociera do końca sali. Sprawdź:

• ile jest mikrofonów i czy są bezprzewodowe,
• czy jest mikrofon do pytań z sali,
• czy da się podłączyć dźwięk z laptopa, na przykład do filmu.

Prąd, kable i Internet

Gniazdka przy stanowisku prelegenta i przy stołach uczestników to drobiazg, o którym przypomina się w ostatniej chwili. WiFi powinno wytrzymać kilkadziesiąt telefonów naraz. Jeśli planujesz transmisję online, zapytaj o możliwość podłączenia kablem.

Układ krzeseł

• kinowy - najwięcej miejsc, dobry na wykłady i prezentacje,
• szkolny - stoły z krzesłami, gdy uczestnicy notują lub pracują na laptopach,
• podkowa - przy mniejszej grupie i dyskusji.

Poproś salę o pojemność w konkretnym układzie, bo różnice są duże.

Światło i klimat

Za dużo słońca na ekranie psuje slajdy, za mało światła usypia salę. Sprawdź, czy da się zasłonić okna. Pełna sala szybko się nagrzewa, więc klimatyzacja jest ważna nie tylko latem.

Próba techniczna

Umów się na wejście godzinę przed startem. Sprawdź każdą prezentację na sprzęcie, który będzie w sali, i mikrofony z różnych miejsc. Miej plan B: prezentacje na pendrive i w chmurze.

Rejestracja gości przy wejściu

Przy kilkudziesięciu uczestnikach stolik rejestracyjny przy wejściu oszczędza zamieszania. Przygotuj listę obecności, identyfikatory i jedną osobę, która zajmuje się tylko witaniem gości. Otwórz rejestrację pół godziny przed startem i postaw obok kawę, wtedy spóźnialscy nie przeszkadzają w pierwszym wystąpieniu.

Przerwy

Przerwa co około 90 minut utrzymuje uwagę. Dobrze, gdy kawa stoi poza główną salą, wtedy w przerwie można przygotować kolejne wystąpienie.

Prezentacje i konferencje w BRDA 144

W BRDA 144 przy ul. Krzysztofa Gotowskiego 6 w Bydgoszczy sala konferencyjna ma 144 m² i mieści do 100 osób w układzie kinowym. W cenie wynajmu są krzesła, stoły, nagłośnienie, klimatyzacja i WiFi, a parking jest przy budynku. Przerwy można zrobić na tarasie o powierzchni 100 m², a przerwy kawowe i lunch przygotowujemy w ramach naszego cateringu, za dodatkową opłatą.

Pytania o salę na prezentację

Ile czasu przed prezentacją wejść do sali?

Najlepiej godzinę wcześniej. Tyle zajmuje podłączenie sprzętu, test mikrofonów i sprawdzenie wszystkich prezentacji.

Jaki układ sali wybrać na prezentację produktu?

Układ kinowy, jeśli liczy się liczba gości. Układ szkolny albo stoliki koktajlowe, jeśli po prezentacji goście mają testować produkt i rozmawiać.

Co zabrać na wszelki wypadek?

Przejściówki do laptopa, przedłużacz, pilota do slajdów i kopię prezentacji na pendrive.