Jak dobrać salę na urodziny do liczby gości

Liczba gości to pierwsza rzecz, od której zależy wybór sali na urodziny, a zarazem ta, przy której najłatwiej się pomylić. Poniżej pokazujemy, jak policzyć gości, jak czytać pojemność podawaną przez sale i o co zapytać, zanim wpłacicie zadatek.

Najpierw lista gości, potem sala

Zanim zaczniecie szukać, spiszcie gości i podzielcie ich na trzy grupy: pewni, prawdopodobni i ci, którzy raczej nie dojadą. Na urodziny rzadko przychodzi każdy zaproszony, ale przy osiemnastce czy okrągłych urodzinach frekwencja bywa wysoka, więc lepiej liczyć bliżej górnej granicy.

Osobno policzcie dzieci. Maluchy nie zawsze potrzebują pełnego miejsca przy stole, ale potrzebują kąta do zabawy.

Jak czytać pojemność sali

Sale podają pojemność na różne sposoby i właśnie tu powstaje najwięcej nieporozumień:

• miejsca przy stołach - tyle osób usiądzie do kolacji i to ta liczba liczy się na urodzinach,
• układ kinowy - same krzesła w rzędach, bez stołów; dobry na prezentację albo szkolenie, nie na przyjęcie,
• „do X osób" bez dopisku - zawsze dopytajcie, w jakim ustawieniu.

Przykład z naszej sali: przy stołach sadzamy 69 osób na 144 m², a w układzie kinowym mieści się 100. Na urodziny z kolacją liczy się pierwsza liczba.

Miejsce na parkiet, tort i prezenty

Jeśli planujecie tańce, zostawcie wolną część sali na parkiet. Im więcej miejsca na tańce, tym mniej stołów, więc przy długiej liście gości warto rozważyć bufet zamiast kolacji serwowanej. Sala nie jest wtedy zastawiona stołami od ściany do ściany.

Pamiętajcie też o osobnym stole na tort i słodkości oraz o miejscu na prezenty przy wejściu.

Za ciasno czy za pusto

Za ciasna sala męczy: goście stoją w przejściach, a obsłudze trudno podać jedzenie. Za duża też nie pomaga, bo przy kilkunastu osobach w wielkim wnętrzu robi się pusto i trudno o atmosferę. Przy mniejszej grupie zapytajcie, czy salę da się ustawić tak, żeby wnętrze nie wydawało się puste.

Pytania, które warto zadać przed rezerwacją

• Co jest w cenie wynajmu, a co jest wyceniane osobno?
• Czy można wejść wcześniej, żeby udekorować salę?
• Do której godziny trwa wynajem i ile kosztuje każda dodatkowa godzina?
• Czy jest parking przy budynku?
• Czy można przynieść własne jedzenie, napoje i tort?
• Czy wolno zapalić świeczki na torcie i co z zimnymi ogniami?
• Ile wynosi zadatek i czy trzeba wpłacić kaucję?

Jak to wygląda u nas

Jeśli szukacie w Bydgoszczy sali na urodziny, w BRDA 144 przy ul. Krzysztofa Gotowskiego 6 sala jest na czas przyjęcia tylko dla Was. Przy stołach sadzamy 69 osób, a w cenie wynajmu są stoły, krzesła, klimatyzacja, nagłośnienie i WiFi. Do sali przylega taras nad Brdą o powierzchni 100 m², a parking jest przy budynku.

Po wcześniejszym uprzedzeniu możecie wejść na godzinę przed startem, żeby udekorować salę. Menu przygotowujemy w ramach naszego cateringu, za dodatkową opłatą, a własny catering jest możliwy po uzgodnieniu. Świeczki na torcie są w porządku, pirotechnika już nie. Termin rezerwujemy po wpłacie zadatku, a w dniu imprezy pobieramy zwrotną kaucję.

Pytania o liczbę gości

Ile osób zmieści się na urodzinach w sali 144 m²?

U nas przy stołach 69 osób. W układzie kinowym, bez stołów, mieści się 100, ale na przyjęcie z kolacją liczy się liczba miejsc przy stołach.

Co zrobić, gdy gości jest więcej niż miejsc przy stołach?

Liczba miejsc przy stołach to górna granica przyjęcia z kolacją. Jeśli gości jest więcej, trzeba skrócić listę albo wybrać większą salę.

Z jakim wyprzedzeniem rezerwować salę na urodziny?

Na weekend najlepiej z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, a w sezonie komunii i wesel jeszcze wcześniej. W dni robocze wolny termin zwykle znajduje się szybciej.