Wynajem sali na godziny wieczorem - jak zaplanować event po 19:00

Wieczorny event po pracy ma swoje prawa: goście przychodzą zmęczeni, część prosto z biura, a czasu jest mniej, niż się wydaje. Dobrze zaplanowany wieczór w sali wynajętej na kilka godzin mieści się w tym czasie bez pośpiechu. Poniżej pokazujemy, jak go ułożyć.

Ile godzin zarezerwować

Do samego wydarzenia doliczaj zawsze dwie rzeczy:

• przygotowanie - dekoracje, sprzęt, rozstawienie jedzenia, zwykle 45-60 minut,
• zakończenie - wyjście gości i spakowanie rzeczy, około 30 minut.

Jeśli spotkanie ma trwać trzy godziny, rezerwuj raczej cztery i pół. Przedłużanie wynajmu w ostatniej chwili bywa droższe albo niemożliwe.

Harmonogram wieczoru

Przykład dla spotkania firmowego od 19:00:

• 18:00 - wejście organizatora, przygotowanie sali,
• 19:00 - przyjazd gości, napoje i przekąski,
• 19:30 - krótka część oficjalna, maksymalnie kwadrans,
• 19:45 - kolacja lub bufet,
• 21:00 - swobodna część: rozmowy, muzyka, gry,
• 22:30 - zakończenie.

Ten sam schemat pasuje do wieczornych urodzin czy spotkania z klientami.

Jedzenie wieczorem

Goście po pracy są głodni, więc pierwsze przekąski powinny stać na stole już przy wejściu. Bufet sprawdza się lepiej niż kolacja serwowana, bo ludzie przychodzą o różnych porach. Zamów też coś ciepłego i dobre napoje bezalkoholowe dla kierowców.

Dojazd i powrót

Wieczorem ważny jest parking przy budynku i łatwy powrót. W zaproszeniu podaj adres, miejsce parkowania i godzinę zakończenia, żeby goście mogli zaplanować powrót komunikacją albo taksówką.

Wieczorna impreza firmowa

Przy imprezie firmowej po pracy sprawdza się krótka część oficjalna na początku i dużo czasu na rozmowy. Jeśli ta sama grupa ma w ciągu dnia szkolenie, wieczorną imprezę firmową najwygodniej zrobić w tym samym miejscu.

Na jakie okazje sprawdza się wieczór na kilka godzin

Krótki wieczorny wynajem pasuje do spotkań, które nie wymagają całego dnia: kolacji z klientami, podsumowania kwartału, pożegnania współpracownika, spotkania absolwentów albo urodzin w środku tygodnia. Goście przychodzą po pracy, spędzają razem kilka godzin i wracają do domu o rozsądnej porze, a organizator płaci tylko za potrzebny czas.

Pytania do sali przed wieczornym eventem

• Od której możemy wejść na przygotowanie?
• Do której trwa wynajem i ile kosztuje dodatkowa godzina?
• Czy jedzenie może czekać gotowe na przyjazd gości?
• Gdzie zaparkują goście?

Wieczorne eventy w BRDA 144

W BRDA 144 przy ul. Krzysztofa Gotowskiego 6 w Bydgoszczy sala 144 m² mieści do 69 osób przy stołach i do 100 osób w układzie kinowym, a do sali przylega taras o powierzchni 100 m². W cenie wynajmu są stoły, krzesła, klimatyzacja, nagłośnienie i WiFi, a parking jest przy budynku. Godziny wynajmu ustalamy przy rezerwacji, a przyjęcia trwają także wieczorami i w nocy. Jedzenie przygotowujemy w ramach naszego cateringu, za dodatkową opłatą.

Pytania o wieczorne wydarzenia

Ile trwa typowy wieczorny event firmowy?

Zwykle trzy-cztery godziny. Do rezerwacji doliczaj czas na przygotowanie i zakończenie.

Czy lepszy jest bufet, czy kolacja?

Wieczorem częściej bufet, bo goście przyjeżdżają o różnych porach i chętniej krążą po sali.

Jak zadbać o powrót gości?

Podaj godzinę zakończenia w zaproszeniu i miej pod ręką numer do taksówki.