Catering na szkolenie w Bydgoszczy - od czego zależy koszt i jakie menu wybrać

Porównując oferty cateringu na szkolenie, szybko okazuje się, że stawki „za osobę” trudno porównać. Jedna firma podaje cenę samej kawy z ciastkami, inna całego dnia z obiadem i obsługą. Poniżej pokazujemy, z czego składa się cena i jak przygotować zapytanie, żeby dostać porównywalne oferty.

Co wpływa na cenę cateringu na szkolenie

Liczba przerw w ciągu dnia

Największą różnicę robi zakres. Typowe warianty to:

• jedna przerwa kawowa - kawa, herbata, woda, ciastka lub owoce,
• dwie przerwy kawowe i lunch - standard przy szkoleniu od rana do popołudnia,
• całodzienny serwis - kawa dostępna przez cały czas, lunch i przekąski po południu.

Forma podania

Finger food i bufet są zwykle tańsze i szybsze niż lunch serwowany do stolików. Na szkoleniu, gdzie przerwa trwa 30-45 minut, bufet ma też tę zaletę, że nikt nie czeka na kelnera.

Obsługa i sprzątanie

Sprawdź, czy w cenie jest rozstawienie, uzupełnianie bufetu i sprzątanie po przerwach. Catering „z dowozem” często oznacza samą dostawę, a wtedy ktoś z firmy musi zająć się resztą.

Diety

Posiłki wegańskie, bezglutenowe czy bez laktozy przygotowuje się osobno. Podaj ich liczbę od razu, bo zmiany w ostatniej chwili bywają droższe albo niemożliwe.

Zastawa

Porcelana i szkło wyglądają lepiej niż naczynia jednorazowe, ale mogą być dodatkową pozycją. Zapytaj, co jest w cenie.

Jak przygotować zapytanie o wycenę

Im dokładniejsze zapytanie, tym łatwiej porównać oferty. Podaj:

• datę i godziny szkolenia,
• liczbę uczestników i liczbę osób na dietach,
• ile przerw planujesz i o której,
• czy lunch ma być bufetem, czy serwowany,
• adres i czy na miejscu jest zaplecze kuchenne,
• czy potrzebujesz faktury i na jakie dane.

Jak porównać oferty

Rozpisz każdą ofertę na te same pozycje: przerwy, lunch, obsługa, zastawa, dostawa. Dopiero wtedy widać, która jest faktycznie tańsza. Zwróć też uwagę na ilości: „zestaw kanapek” dla tej samej grupy może oznaczać bardzo różne porcje.

Menu pod plan dnia

Najpierw spisz godziny: start, przerwy i koniec. Dopiero do nich dobiera się jedzenie:

• powitanie (przed startem) - kawa, herbata, woda, coś małego dla osób, które nie zjadły śniadania,
• przerwa przedpołudniowa - owoce, jogurty, drobne kanapki,
• lunch - jedno ciepłe danie, sałatka, woda i soki,
• przerwa popołudniowa - coś słodkiego i kawa, bo wtedy energia spada najbardziej.

Przy szkoleniu do południa wystarczy powitanie i jedna przerwa. Przy całym dniu przydają się wszystkie cztery punkty.

Lunch, po którym nikt nie zasypia

Najczęstszy błąd to ciężki obiad: tłuste mięso, dużo ziemniaków, gruby sos. Po takim posiłku pierwsza godzina popołudniowej sesji jest stracona. Lepiej sprawdzają się dania lżejsze: ryba lub kurczak z warzywami, makaron z lekkim sosem, kasza z pieczonymi warzywami, zupa krem i sałatka.

Przykładowe menu na szkolenie całodniowe

• 9:00 - kawa, herbata, woda, drobne wypieki,
• 11:00 - owoce, kanapki na małym pieczywie,
• 13:00 - zupa krem, kurczak z warzywami lub danie wegańskie, sałatka,
• 15:00 - ciasto, kawa, herbata.

Dowóz czy catering na miejscu w sali

Catering z dowozem sprawdza się, gdy spotkanie odbywa się w biurze. Wtedy najwięcej problemów bierze się z logistyki: spóźnionej dostawy, zbyt małych porcji albo braku kogoś, kto rozstawi bufet. Jeśli zamawiasz dowóz, dzień wcześniej potwierdź:

• ostateczną liczbę osób i porcji dietetycznych,
• adres, wejście i numer telefonu do osoby na miejscu,
• godzinę dostawy (30-45 minut przed przerwą) i godzinę odbioru naczyń,
• dane do faktury.

W sali z własnym cateringiem ta lista odpada, bo jedzenie jest przygotowane na miejscu, pod godziny przerw.

Catering a sala szkoleniowa

Część kosztu logistyki znika, gdy szkolenie odbywa się w sali, która ma własny catering i zaplecze kuchenne. Nie trzeba organizować dostawy, stolików pod bufet ani sprzątania. W BRDA 144 przy ul. Krzysztofa Gotowskiego 6 w Bydgoszczy przerwy kawowe i lunch przygotowujemy w ramach naszego cateringu, za dodatkową opłatą. Sala ma 144 m², klimatyzację, nagłośnienie i WiFi, a latem przerwy można przenieść na taras o powierzchni 100 m².

Pytania o catering na szkolenie

Ile przerw kawowych zaplanować na szkolenie całodzienne?

Zwykle dwie przerwy kawowe, przed południem i po południu, oraz lunch w połowie dnia. Przy krótszym szkoleniu wystarczy jedna przerwa.

Czy lepszy jest bufet, czy lunch serwowany?

Na szkoleniu częściej bufet, bo jest szybszy i uczestnicy mogą rozmawiać przy jedzeniu. Lunch serwowany pasuje do spotkań z klientami albo zarządem.

Z jakim wyprzedzeniem zamówić catering na szkolenie?

Najlepiej kilka dni wcześniej, a przy większej grupie albo nietypowych dietach nawet tydzień. Ostateczną liczbę uczestników potwierdza się zwykle dzień lub dwa przed szkoleniem.