Jak zorganizować konferencję dla 50-100 osób - lista kontrolna organizatora

Konferencja dla 50-100 osób to wydarzenie, które zwykle organizuje jedna osoba albo mały zespół obok codziennej pracy. Najwięcej stresu dają rzeczy, o których nikt nie pomyślał do ostatniego dnia. Poniżej lista kontrolna podzielona na etapy.

2-3 miesiące przed: cel, termin, budżet

• cel i odbiorcy - dla kogo jest konferencja i co mają z niej wynieść,
• termin - sprawdź, czy nie koliduje z branżowymi wydarzeniami, feriami i długimi weekendami,
• budżet - sala, technika, jedzenie, prelegenci, materiały, ewentualnie nagranie,
• miejsce - z pojemnością w układzie, który planujesz.

Wybór sali konferencyjnej

Przy konferencji liczy się pojemność w układzie kinowym albo szkolnym, a nie przy stołach bankietowych. Sprawdź:

• czy ekran lub ściana projekcyjna są widoczne z ostatnich rzędów,
• nagłośnienie i liczbę mikrofonów, w tym bezprzewodowy do pytań z sali,
• WiFi, które wytrzyma 100 telefonów naraz,
• klimatyzację, bo pełna sala szybko się nagrzewa,
• miejsce na przerwy poza salą główną,
• dojazd i parking.

4-6 tygodni przed: agenda i rejestracja

• agenda - wystąpienia po 20-40 minut, przerwa co 90 minut, najważniejszy punkt przed południem,
• prelegenci - potwierdzenie tematu, czasu i formatu prezentacji,
• rejestracja - formularz z pytaniem o diety i dane do faktury,
• komunikacja - zaproszenie, przypomnienie tydzień wcześniej i dzień wcześniej.

Tydzień przed: technika i jedzenie

• zbierz prezentacje w jednym miejscu i sprawdź je na komputerze, który będzie w sali,
• potwierdź liczbę osób i diety w cateringu,
• przygotuj identyfikatory, listę obecności i oznaczenia dojazdu,
• ustal z salą godzinę wejścia na przygotowanie.

Dzień konferencji

• godzina przed startem - test mikrofonów, rzutnika i prezentacji po kolei,
• rejestracja - stolik przy wejściu i jedna osoba tylko do tego,
• pilnowanie czasu - moderator z zegarkiem, a nie prelegent,
• przerwy - kawa gotowa przed końcem wystąpienia, nie po.

Frekwencja, czyli ilu gości naprawdę przyjdzie

Przy bezpłatnej konferencji na miejsce dociera zwykle 60-80% zapisanych osób, przy płatnej wyraźnie więcej. Zamów catering na podstawie przewidywanej frekwencji, a nie pełnej listy zapisów, i zostaw niewielki zapas. Przypomnienie wysłane dzień wcześniej z adresem, godziną startu i informacją o parkingu potrafi podnieść frekwencję bardziej niż kolejne zaproszenie.

Po konferencji

Wyślij podziękowania, prezentacje i krótką ankietę w ciągu dwóch dni, póki uczestnicy pamiętają wydarzenie.

Konferencja w BRDA 144

W BRDA 144 przy ul. Krzysztofa Gotowskiego 6 w Bydgoszczy sala 144 m² mieści do 100 osób w układzie kinowym. W cenie wynajmu są krzesła, stoły, nagłośnienie, klimatyzacja i WiFi, a parking jest przy budynku. Przerwy można zrobić na tarasie o powierzchni 100 m², a przerwy kawowe i lunch przygotowujemy w ramach naszego cateringu, za dodatkową opłatą.

Pytania o organizację konferencji

Z jakim wyprzedzeniem zaczynać organizację konferencji?

Przy 50-100 osobach najlepiej 2-3 miesiące wcześniej. Sala i prelegenci to rzeczy, które warto zarezerwować najpierw.

Ile przerw zaplanować na konferencji całodziennej?

Zwykle dwie przerwy kawowe i przerwę obiadową. Bez przerwy co około 90 minut uwaga uczestników wyraźnie spada.

Jaki układ sali wybrać na konferencję?

Układ kinowy mieści najwięcej osób. Układ szkolny ze stołami jest lepszy, gdy uczestnicy mają notować albo pracować na laptopach.