Jak zorganizować wigilię firmową - plan krok po kroku

Wigilia firmowa to jedno z niewielu spotkań w roku, na które przychodzi cały zespół. Żeby się udała, wystarczy kilka decyzji podjętych we właściwej kolejności. Poniżej plan od pierwszego maila do dnia spotkania, z terminami, które sprawdzają się w praktyce.

Wrzesień i październik: termin i liczba osób

Najwięcej zależy od tego, kiedy zaczniecie. Grudniowe terminy w salach i restauracjach schodzą szybko, a najbardziej oblegane są dwa tygodnie przed świętami. Kto pyta dopiero w listopadzie, często wybiera z tego, co zostało.

Na start potrzebujecie dwóch rzeczy:

• wstępnej liczby osób - wystarczy przedział, na przykład 40-50,
• dwóch albo trzech możliwych dat - elastyczność bardzo ułatwia znalezienie wolnego terminu.

Warto od razu zdecydować, czy spotkanie ma być w godzinach pracy, czy wieczorem. Wigilia w porze obiadowej zwykle ma wyższą frekwencję, bo nikt nie musi organizować opieki nad dziećmi ani wracać do miasta po pracy. Wieczór daje więcej swobody i czasu na rozmowy.

Restauracja czy sala na wyłączność

To pierwsza poważna decyzja. Restauracja jest prosta w organizacji, ale przy sąsiednich stolikach siedzą inni goście, a to utrudnia przemowę, podsumowanie roku czy wręczenie upominków. Sala na wyłączność daje zespołowi całą przestrzeń i pozwala ułożyć spotkanie po swojemu.

Przy porównywaniu miejsc zapytajcie o:

• liczbę miejsc przy stołach, a nie tylko ogólną pojemność sali,
• to, co jest w cenie wynajmu, a co jest wyceniane osobno,
• nagłośnienie, jeśli ktoś ma przemawiać,
• parking i dojazd komunikacją miejską,
• godzinę, do której można zostać.

Menu: tradycyjnie, ale bez przesady

Na firmowym spotkaniu nikt nie oczekuje dwunastu potraw. Dobrze sprawdza się kilka rozpoznawalnych smaków: barszcz z uszkami, pierogi, ryba, do tego danie główne bez ryby i deser. Kolacja serwowana wygląda bardziej uroczyście, a bufet ułatwia rozmowy i sprawdza się przy większej grupie.

Dwie rzeczy, o których łatwo zapomnieć:

• diety - zbierzcie je razem z potwierdzeniem obecności, a nie tydzień przed spotkaniem,
• napoje - ustalcie z salą, czy są w menu, czy możecie przynieść własne.

Program: krótko o roku, dłużej o ludziach

Najlepsze spotkania mają prosty program. Kilka minut podsumowania roku, życzenia, ewentualnie opłatek, a potem czas na jedzenie i rozmowy. Jeśli planujecie upominki albo losowanie prezentów w stylu Secret Santa, ustalcie limit kwoty z góry i ogłoście zasady na początku grudnia.

Pamiętajcie, że nie każdy w zespole obchodzi święta tak samo. Nazwa „spotkanie świąteczne" i program bez obowiązkowych elementów religijnych sprawiają, że każdy czuje się zaproszony.

Listopad: potwierdzenia i szczegóły

Na miesiąc przed terminem:

1. Wyślijcie zaproszenie z datą, godziną, adresem i informacją o parkingu.
2. Zbierzcie potwierdzenia obecności i diety.
3. Przekażcie sali ostateczną liczbę osób i układ stołów.
4. Ustalcie, kto z firmy jest osobą do kontaktu w dniu spotkania.
5. Jeśli podajecie alkohol, zaplanujcie powrót gości, na przykład taksówki na koszt firmy.

Dzień spotkania

Jeśli wcześniejsze kroki są zamknięte, w dniu wigilii zostaje tylko przyjść na czas. Dobrze, gdy jedna osoba z firmy pojawi się kilkanaście minut wcześniej, sprawdzi salę i przywita zespół. Po wydarzeniu zostaje faktura i krótka notatka, co zmienić za rok.

Gdzie zorganizować wigilię w centrum Bydgoszczy

Jeśli szukacie miejsca na wigilię firmową w Bydgoszczy, nasza sala przy ul. Krzysztofa Gotowskiego 6 jest na czas spotkania tylko dla Waszej firmy. Przy stołach sadzamy do 69 osób na 144 m². W cenie wynajmu są stoły, krzesła, klimatyzacja, nagłośnienie i WiFi, a parking jest przy budynku. Menu świąteczne przygotowujemy w ramach naszego cateringu, a stoły są nakryte przed przyjazdem gości. Termin rezerwujemy po wpłacie zadatku, a po wydarzeniu wystawiamy fakturę dla firmy.

Najczęstsze pytania

Kiedy zacząć organizację wigilii firmowej?

Najlepiej we wrześniu albo w październiku. Wtedy wybór grudniowych terminów jest jeszcze szeroki, a na ustalenie menu i programu zostaje dużo czasu.

Ile trwa wigilia firmowa?

Zwykle od trzech do pięciu godzin. Spotkanie w porze obiadowej bywa krótsze, wieczorne częściej przeciąga się na dłuższe rozmowy.

Czy przy rezerwacji trzeba podać dokładną liczbę osób?

Nie. Na początku wystarczy przedział, a ostateczną liczbę potwierdzacie z salą w ustalonym terminie przed wydarzeniem.