Jak zorganizować wigilię firmową - plan krok po kroku

Wigilia firmowa to jedno z niewielu spotkań w roku, na które przychodzi cały zespół. Żeby się udała, wystarczy kilka decyzji podjętych we właściwej kolejności. Poniżej plan od pierwszego maila do dnia spotkania, z terminami, które sprawdzają się w praktyce.

Wrzesień i październik: termin i liczba osób

Najwięcej zależy od tego, kiedy zaczniecie. Grudniowe terminy w salach i restauracjach schodzą szybko, a najbardziej oblegane są dwa tygodnie przed świętami. Kto pyta dopiero w listopadzie, często wybiera z tego, co zostało.

Na start potrzebujecie dwóch rzeczy:

• wstępnej liczby osób - wystarczy przedział, na przykład 40-50,
• dwóch albo trzech możliwych dat - elastyczność bardzo ułatwia znalezienie wolnego terminu.

Warto od razu zdecydować, czy spotkanie ma być w godzinach pracy, czy wieczorem. Wigilia w porze obiadowej zwykle ma wyższą frekwencję, bo nikt nie musi organizować opieki nad dziećmi ani wracać do miasta po pracy. Wieczór daje więcej swobody i czasu na rozmowy.

Restauracja czy sala na wyłączność

To pierwsza poważna decyzja. Restauracja jest prosta w organizacji, ale przy sąsiednich stolikach siedzą inni goście, a to utrudnia przemowę, podsumowanie roku czy wręczenie upominków. Sala na wyłączność, taka jak nasza sala na wigilię firmową w centrum Bydgoszczy, daje zespołowi całą przestrzeń i pozwala ułożyć spotkanie po swojemu.

Przy porównywaniu miejsc zapytajcie o:

• liczbę miejsc przy stołach, a nie tylko ogólną pojemność sali,
• to, co jest w cenie wynajmu, a co jest wyceniane osobno,
• nagłośnienie, jeśli ktoś ma przemawiać,
• parking i dojazd komunikacją miejską,
• godzinę, do której można zostać.

Menu: tradycyjnie, ale bez przesady

Na firmowym spotkaniu nikt nie oczekuje dwunastu potraw. Dobrze sprawdza się kilka rozpoznawalnych smaków: barszcz z uszkami, pierogi, ryba, do tego danie główne bez ryby i deser. Kolacja serwowana wygląda bardziej uroczyście, a bufet ułatwia rozmowy i sprawdza się przy większej grupie.

Dwie rzeczy, o których łatwo zapomnieć:

• diety - zbierzcie je razem z potwierdzeniem obecności, a nie tydzień przed spotkaniem,
• napoje - ustalcie z salą, czy są w menu, czy możecie przynieść własne.

Program: krótko o roku, dłużej o ludziach

Najlepsze spotkania mają prosty program. Kilka minut podsumowania roku, życzenia, ewentualnie opłatek, a potem czas na jedzenie i rozmowy. Jeśli planujecie upominki albo losowanie prezentów w stylu Secret Santa, ustalcie limit kwoty z góry i ogłoście zasady na początku grudnia.

Pamiętajcie, że nie każdy w zespole obchodzi święta tak samo. Nazwa „spotkanie świąteczne" i program bez obowiązkowych elementów religijnych sprawiają, że każdy czuje się zaproszony.

Od czego zależy koszt wigilii firmowej

Budżet najłatwiej liczyć na osobę, ale końcową kwotę ustawia kilka decyzji podjętych na początku:

• liczba osób - od niej zależą wielkość sali i ilość jedzenia,
• dzień i godziny - na koszt wpływa długość wynajmu, a na dostępność dzień tygodnia,
• forma kolacji - kolacja serwowana wymaga obsługi kelnerskiej, bufet mniej,
• napoje - zapytajcie, czy możecie wnieść własne, w tym alkohol,
• dodatki - muzyka, fotograf, upominki dla zespołu.

Poproście o wycenę z rozbiciem na salę i catering. Łatwiej wtedy porównać oferty i przedstawić je w firmie.

Listopad: potwierdzenia i szczegóły

Na miesiąc przed terminem:

1. Wyślijcie zaproszenie z datą, godziną, adresem i informacją o parkingu.
2. Zbierzcie potwierdzenia obecności i diety.
3. Przekażcie sali ostateczną liczbę osób i układ stołów.
4. Ustalcie, kto z firmy jest osobą do kontaktu w dniu spotkania.
5. Jeśli podajecie alkohol, zaplanujcie powrót gości, na przykład taksówki na koszt firmy.

Dzień spotkania

Jeśli wcześniejsze kroki są zamknięte, w dniu wigilii zostaje tylko przyjść na czas, a jeśli nie zamawiacie cateringu z obsługą, także nakryć stoły. Dobrze, gdy jedna osoba z firmy pojawi się kilkanaście minut wcześniej, sprawdzi salę i przywita zespół. Po wydarzeniu zostaje faktura i krótka notatka, co zmienić za rok.

Gdzie zorganizować wigilię w centrum Bydgoszczy

Jeśli szukacie miejsca na wigilię firmową w Bydgoszczy, nasza sala przy ul. Krzysztofa Gotowskiego 6 jest na czas spotkania tylko dla Waszej firmy. Przy stołach sadzamy do 69 osób na 144 m². W cenie wynajmu są stoły, krzesła, zastawa stołowa, klimatyzacja, nagłośnienie i WiFi, a parking jest przy budynku. Nakrycie i obsługę organizujecie samodzielnie albo zamawiacie nasz catering z obsługą, który przygotuje też menu świąteczne. Termin rezerwujemy po wpłacie zadatku, a po wydarzeniu wystawiamy fakturę dla firmy.

Najczęstsze pytania

Kiedy zacząć organizację wigilii firmowej?

Najlepiej we wrześniu albo w październiku. Wtedy wybór grudniowych terminów jest jeszcze szeroki, a na ustalenie menu i programu zostaje dużo czasu.

Ile trwa wigilia firmowa?

Zwykle od trzech do pięciu godzin. Spotkanie w porze obiadowej bywa krótsze, wieczorne częściej przeciąga się na dłuższe rozmowy.

Czy przy rezerwacji trzeba podać dokładną liczbę osób?

Nie. Na początku wystarczy przedział, a ostateczną liczbę potwierdzacie z salą w ustalonym terminie przed wydarzeniem.

Czy na wigilię firmową można wnieść własny alkohol?

To zależy od miejsca. W restauracjach napoje zamawia się zwykle z karty, sale na wyłączność częściej pozwalają wnieść własne. W BRDA 144 własny alkohol możecie wnieść, a za gości odpowiada organizator, więc warto od razu zaplanować ich powrót.